استيراد المجموعات والبيانات الأساسية وخطط الدفع
يستورد معالج الاستيراد الذي تستورد به الطلاب (انظر استيراد الطلاب من ملف إكسل) سبع قوائم أخرى بالخطوات نفسها: «المدرسون» و«المواد» و«الصفوف الدراسية» و«القاعات» و«خطط الدفع» و«المجموعات» و«الاشتراكات».
الصلاحيات: في الأدوار الافتراضية يستورد المالك و«مدير المركز» كل هذه القوائم، ويستورد «السكرتير» الطلاب و«الاشتراكات» فقط.
1. ابدأ بالترتيب الصحيح
تشير المجموعة إلى مادتها ومدرسها وصفها الدراسي وقاعتها وخطة الدفع، وتشير «الاشتراكات» إلى الطلاب والمجموعات. لذلك استورد بهذا الترتيب:
- «المدرسون» و«المواد» و«القاعات»، وراجع «الصفوف الدراسية» (يبدأ كل مركز بأربعة عشر صفًا جاهزًا).
- «خطط الدفع» (يبدأ كل مركز بأربع خطط: «اشتراك شهري» و«بالحصة» و«الدورة كاملة» و«تقسيط على 3 دفعات»).
- «المجموعات».
- الطلاب، ثم «الاشتراكات».
افتح القائمة، ثم اضغط قائمة «إجراءات» (⋮) بجوار «جديد»، واختر «استيراد من إكسل».
2. نزّل النموذج وارفع الملف
اضغط «تنزيل نموذج إكسل»: فيه أعمدة القائمة بأسمائها في البرنامج، والمطلوب منها عليه علامة *، وصف مثال احذفه قبل الرفع، وقوائم اختيار جاهزة، وورقة «تعليمات» تشرح كل عمود. املأ النموذج أو ملفك الخاص، ثم اسحب الملف إلى المعالج واضغط «رفع الملف». يقبل المعالج ملف إكسل (.xlsx) أو CSV حتى 5 ميجابايت و10,000 صف.
ما يتضمنه كل نموذج:
| القائمة | الأعمدة المطلوبة | أعمدة أخرى | المطابقة بـ |
|---|---|---|---|
| «المدرسون» | اسم المدرس | الكود، اللقب، الاسم بالإنجليزية، رقم المحمول، واتساب، نوع النسبة وقيمتها، ملاحظات | الكود، أو رقم المحمول |
| «المواد» | اسم المادة | الكود، الاسم بالإنجليزية | الكود، أو اسم المادة |
| «الصفوف الدراسية» | الاسم، المرحلة | الاسم المختصر، الاسم بالإنجليزية، رقم الصف | الاسم |
| «القاعات» | اسم القاعة | السعة، ملاحظات | اسم القاعة |
| «خطط الدفع» | اسم الخطة، النوع، القيمة | الاسم بالإنجليزية، عدد الأقساط، الفترة بين الدفعات (بالأشهر)، رسوم التسجيل، يوم الاستحقاق | اسم الخطة |
| «المجموعات» | اسم المجموعة، المادة، المدرس، الصف الدراسي، تاريخ البداية، خطة الدفع | القاعة، السعة، الفئة، تاريخ النهاية، الحالة، ملاحظات | الكود، أو اسم المجموعة |
| «الاشتراكات» | الطالب، المجموعة، من | الحالة، إلى، ملاحظات | الطالب والمجموعة |
- يُنشأ كود المدرس تلقائيًا إذا تركته فارغًا، مثل T001، وكود المجموعة دائمًا، مثل G0001.
- في «المرحلة» تُقبل أسماء مثل «ابتدائي» و«إعدادي» و«ثانوي». وفي «النوع» لخطة الدفع: «شهري» أو «بالحصة» أو «الدورة كاملة» أو «أقساط».
- لا تُستورد مواعيد المجموعة الأسبوعية. بعد الاستيراد افتح كل مجموعة، وأضف مواعيدها في «مواعيد المجموعة»، واضغط «حفظ»، فتُنشأ حصصها.
3. اربط الأعمدة
يربط المعالج كل عمود بالحقل الذي يناسبه، ويوضح ذلك بـ«مؤكد» أو «تخمين». راجع كل «تخمين»، واختر «تجاهل هذا العمود» لما لا تريد استيراده. وفي الأعمدة التي تشير إلى قائمة أخرى، مثل «المادة» و«المدرس» في ملف المجموعات، اختر «المطابقة بـ»: «تلقائي»، أو حقلًا بعينه، مثل «الكود» أو «رقم المحمول» للمدرس.
ثم اختر «خيارات الاستيراد»: «مطابقة السجلات الموجودة»، و«عند وجود السجل مسبقًا»، و«صيغة التاريخ في الملف»، و«عند وجود صفوف بها أخطاء»، واضغط «مراجعة البيانات».
إذا لم يجد المعالج قيمة في القائمة التي تشير إليها، مثل مادة لم تُضف بعد، فإنه يذكر ذلك في الأخطاء: «لا توجد القيمة … — تأكد من الكتابة، أو أضف هذه القيمة أولًا». وإذا طابقت القيمة أكثر من سجل، فاستخدم الكود بدل الاسم.
4. راجع واستورد
تعرض «المراجعة» عدد «صفوف سليمة» و«صفوف بها أخطاء» و«للإضافة» و«للتحديث»، وجدول «الأخطاء» بالصف والعمود والقيمة والمشكلة. نزّل الأخطاء بـ«تنزيل الأخطاء (إكسل)» وصحّحها إن وُجدت، ثم اضغط «استيراد». لا يُحفظ شيء قبل هذه الخطوة.
5. النتيجة
تظهر «تمت الإضافة» و«تم التحديث» و«تم التخطي» و«تعذّر الاستيراد». ومنها «استيراد ملف آخر» أو «العودة إلى القائمة».
نقل بياناتك من نظام آخر أو تعديلها في إكسل
لتعديل بيانات كثيرة مرة واحدة، صدّر القائمة بـ«متوافق مع الاستيراد (أكواد وقيم خام)» (انظر القوائم: البحث والتصفية والتجميع والمفضلة والتصدير)، وعدّل الملف، ثم استورده واختر في «مطابقة السجلات الموجودة» المطابقة بالكود أو بالاسم، وفي «عند وجود السجل مسبقًا» «تحديث بياناته». وفي التحديث تبقى الخانة الفارغة في الملف على قيمتها المحفوظة.