رسائل واتساب تلقائية لأولياء الأمور: ما يُرسل وحده، وما يبقى بيدك
بعد آخر حصة في اليوم يبدأ عمل آخر في كثير من المراكز: المرور على الكشوف، ومراسلة ولي أمر كل غائب، ثم إرسال الدرجات. وكل رسالة تتأخر يومًا تفقد معناها.
في ECMS Pro تستطيع أن تترك هذه الرسائل تخرج وحدها من رقم مركزك، دون أن تفقد السيطرة عليها.
أولًا: الرسائل جاهزة دائمًا
يجهّز النظام لكل طالب رسالته من بياناته: الغياب، والمستحقات، والدرجات، ونتيجة الاختبار، ويرسلها إلى رقم محمول ولي الأمر. وتعدّل نصوصها من «إعدادات المركز» ← «رسائل واتساب».
ودون أي ربط، تفتح ضغطة «إرسال عبر واتساب» محادثة ولي الأمر على جهاز الموظف والرسالة مكتوبة، و«إرسال إلى التالي» يمرّ على الجميع بالترتيب. ويسجّل النظام كل رسالة باسم من أرسلها، فلا تتكرر دون قصد.
ثانيًا: من رقم المركز بضغطة
حين يربط مركزك رقمه على واتساب للأعمال، تُرسل الضغطة نفسها الرسالة من رقم المركز مباشرة، دون أن يُفتح واتساب، وتظهر بجوارها حالتها: «تم الإرسال»، ثم «تم التسليم»، ثم «تمت القراءة».
ثالثًا: الإرسال التلقائي
بعد الربط، يمكنك من «إعدادات المركز» ← «واتساب للأعمال» ← «الإرسال التلقائي» أن تفعّل كل نوع بمفتاحه:
- رسائل الغياب عند حفظ كشف الحضور: لكل غائب في حصة اليوم أو الأمس، بعد 15 دقيقة افتراضيًا. ولا تُرسل عن كشف قديم تُكمله لاحقًا، ولا لطالب حضر الدرس نفسه مع مجموعة أخرى.
- رسائل الدرجات عند حفظها: لكل طالب حاضر له درجة، بعد 30 دقيقة افتراضيًا. وإن عدّلت الدرجة قبل الإرسال، تُرسل رسالة واحدة بآخر درجة.
- نتائج الاختبارات عند نشرها: لكل طالب له درجة في الاختبار، بعد دقائق من النشر.
تختار «مدة الانتظار بالدقائق» لرسائل الغياب والدرجات، من 0 إلى 240 دقيقة. وفائدتها أن تصحّح أي خطأ في الكشف قبل أن تصل الرسالة إلى ولي الأمر.
قبل كل رسالة تلقائية: مراجعة أخيرة
قبل الإرسال يتحقق النظام من الرسالة مرة أخرى ببيانات اللحظة نفسها:
- هل ما زال الطالب غائبًا؟ وهل الحصة لم تُلغَ؟ وهل الدرجة أو النتيجة ما زالت موجودة ومنشورة؟
- هل أرسلها أحد يدويًا في هذه الأثناء؟
- هل طلب صاحب الرقم إيقاف الرسائل؟
فإن تغيّر شيء، لا تُرسل الرسالة. وإلا فإنها تُكتب من البيانات الحالية ثم تُرسل.
ما يبقى بيدك: رسائل المستحقات
رسائل المستحقات لا تُرسل تلقائيًا أبدًا. فالمال حديث يحتاج إلى تقدير موظف: هل دفع ولي الأمر أمس؟ هل اتفق مع المركز على موعد؟ لذلك تجدها في تبويب «المستحقات» بصفحة «رسائل واتساب»، رسالة رسمية بالمبلغ لكل طالب، وتُرسل بضغطة لكل رسالة.
لمن تذهب الرسائل التلقائية
إلى أولياء الأمور فقط، ما لم تختر «إرسال الرسائل التلقائية إلى الطلاب أيضًا». ولا تصل رسالة إلى رقم طلب صاحبه الإيقاف بكلمة «إيقاف». وتحدد «الحد اليومي للرسائل المباشرة»، فإذا وصلت إليه توقف الإرسال المباشر في ذلك اليوم، وبقيت الرسائل الأخرى في صفحة «رسائل واتساب» تُرسل بضغطة عبر واتساب كما هي الآن.
وحين يرد ولي الأمر
يصل الرد إلى «محادثات واتساب» داخل النظام، ومعه الطالب المرتبط بالرقم، فيرد فريق الاستقبال من رقم المركز. ولا تظهر المحادثات للمدرسين.
كيف تبدأ
- راجع نصوص الرسائل في «إعدادات المركز» ← «رسائل واتساب».
- اربط رقم المركز على واتساب للأعمال، وأرسل القوالب لمراجعة Meta: ربط رقم المركز على واتساب للأعمال.
- فعّل الإرسال التلقائي للنوع الذي تريده، واختر مدة الانتظار.
تفاصيل الإرسال ونصوصه في رسائل واتساب لأولياء الأمور.